El Intropodcast

Episodio #14| ¿Qué es un diagrama de Gantt y cómo usarlo para planificar en tu negocio digital?

En el episodio de hoy de El Intropodcast, el episodio #14, vamos a explicar qué es un diagrama de Gantt y por qué es conveniente usarlo en tu negocio digital para planificar proyectos importantes.

Yo soy project manager digital y todavía no había hablado de nada de planificación, que forma parte de la gestión de proyectos y, en realidad, es lo que he hecho toda la vida, lo que pasa es que me tira mucho la parte de estrategias. Lo único que he dicho relacionado fue en el episodio #5, hablando de objetivos o sistemas.

En realidad hoy no voy a hablar de cómo planificar un proyecto, pero sí de que, en proyectos relativamente grandes, es interesante utilizar el diagrama de Gantt en tu planificación.

Cuando yo llegué al mundo online, ninguno de los negocios con los que me encontraba lo utilizaba, y pensaba que por aquí nadie lo conocía. Luego me di cuenta de que eran negocios pequeños, y ni siquiera habían oído hablar de él, pero que en otros sí se usaba.

De todas formas, aunque estés tú solo, puede ser interesante usarlo.

Puedes escuchar el episodio #14 aquí:

¿Eres más de leer? Aquí tienes una transcripción del episodio:

Qué es un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que utilizas para planificar el proyecto y para realizar el seguimiento, una vez empiezas a trabajar en el proyecto.

Es una representación gráfica en la puedes ver todas las actividades a realizar en un proyecto, distribuidas a lo largo del tiempo, con la duración de cada una de ellas, las dependencias con el resto de actividades, porque hay tareas que se pueden hacer a la vez, pero hay otras que no se pueden empezar hasta que acabas la anterior, y también podemos ver las personas que van a realizar cada una de esas tareas. 

Hay gente que lo define como un diagrama de barras horizontales, porque, más o menos es el aspecto que tiene.

De hecho, la gente que lo hace en Excel lo suele hacer así.

Partes de un diagrama de Gantt

Más o menos ya he enumerado las partes de un diagrama de Gantt, pero vamos a explicarlo un poco mejor.

  • Tareas o actividades: Están a la izquierda en vertical. Si te imaginas un Excel, estarían en la primera columna. Por tanto, cada fila sería una tarea. La actividad puede ser el capítulo, y luego lo desglosas en tareas. Con el diagrama de Gantt, generarás una barra por cada tarea y en los capítulos se generará una barra resumen que abarca todas las tareas.
  • Tiempo: Arriba, en horizontal, en la primera fila, si habláramos de Excel, tendríamos el calendario, los días. Por tanto, cada columna sería un día. La longitud de la barra indica el número de días que te cuesta hacer una tarea. Para saber la longitud de las barras, es decir, la duración de las tareas, tendrás que hacer previamente una estimación de tiempos, pero esto está fuera del tema que nos ocupa. Lo que tenemos hasta ahora es un cronograma.
  • Fechas: Como acabo de decir, tenemos los días, dentro de un calendario. Por tanto, no sólo indicas la duración de las tareas, sino las fechas concretas de inicio y fin de cada tarea y del proyecto completo.
que es un diagrama de gantt
  • Responsables de cada tarea: Tú puedes asignar cada tarea a una persona concreta o a una disciplina digamos. Además, normalmente, si te interesa para que sea todo más visual, puedes poner las barras de un color distinto en función del responsable, algunas de forma manual, otras de forma automática.
  • Relaciones entre tareas: Hay tareas que no dependen de ninguna otra y que pueden hacerse prácticamente en cualquier momento mientras dure el proyecto. Sin embargo, hay tareas que dependen de que otra esté acabada. Tú no puedes pintar una pared, si la pared todavía no está levantada.
  • Progreso: Puedes indicar qué porcentaje de cada tarea ya está hecho. El trozo de barra correspondiente se sombrea de un tono diferente. Así, de un vistazo, ves qué es lo que ya está hecho.

Ventajas de usar un diagrama de Gantt

Antes de pasar a esto, tengo que decir que yo soy muy crítica en cómo se planifica en general en el mundo de los negocios digitales, al menos en los que yo he visto. 

Hay mucha gente que ni siquiera planifica, no se marca fechas para hacer las cosas. Va haciendo listados que no cumple porque, ni sabe cuánto le cuesta hacer las cosas, ni sabe para cuándo tiene que estar hecho.

Y, la mayoría de los que sí que planifican, los que se marcan fechas, los que desglosan proyectos en pequeñas tareas, planifican en qué fecha tiene que estar algo acabado, pero no cuánto tiempo van a necesitar para hacerlo. En parte, lo hacen así por el tipo de gestores de tareas que utilizan, que veremos un poquito después.

Pues el diagrama de Gantt te ayuda a ver todo esto y, por tanto, a planificar de una forma más correcta.

De todas formas, hago aquí un paréntesis, si te interesa el tema de la planificación y la organización diaria, apúntate a la introletter desde esta caja de suscripción y recibirás la Masterclass Planifica, donde te cuento la ruta a seguir para planificar los próximos meses:

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Seguimos con el diagrama de Gantt, que decíamos que te ayuda a planificar de una forma más correcta.

Como tienes la duración de las tareas y conoces la relación entre tareas, sabes cuánto tiempo necesitas para hacerlas y cuándo debes hacerlas y con esto, ya ves si realmente puedes cumplir el plazo objetivo o no, con los datos que has tenido en cuenta. 

Si es que no, si no cumples el plazo, desde el mismo momento de la planificiación, ya puedes tomar decisiones: o bien retrasas plazos, o bien contratas a alguien para algunas tareas, porque así puedes solapar éstas con otras, y así reduces plazos, o bien trabajas los fines de semana. Tú decides. Pero tienes información para decidir.

Otra ventaja es que puedes poner el progreso de la ejecución de las tareas, que esto ya lo he comentado, pero la ventaja es que, al ser tan visual, de un vistazo ves, por ejemplo, que una tarea ya tenía que estar completada y, sin embargo, sólo llevas la mitad, por lo que puedes tomar decisiones, pivotar y replanificar si hace falta. Ves muy fácilmente si vas a cumplir plazos o no.

De todas formas, la ventaja principal es que de un vistazo ves todo el proyecto y te da una idea muy clara de cómo va a evolucionar y es muy fácil saber si algo está en su sitio o no.

El diagrama de Gantt es útil para proyectos medianamente grandes que, en el entorno de los negocios digitales podría ser: crear un curso (luego veremos un ejemplo sencillo de esto), lanzar un servicio o un curso, es decir, ofrecerlo de una forma intensiva y puntual, crear una web, etc.

Por cierto, aunque es muy útil cuando hay equipo, también lo es cuando estás solo. Aunque a priori veas como una escalera, una cosa detrás de la otra, te marca los tiempos.

Tengas equipo o no, el saber qué tienes que hacer, cuándo y cuánto tiempo tienes para hacerlo, motiva a moverse, por lo que te hace ser más productivo, y da mucha tranquilidad.

Desventajas de usar un diagrama de Gantt

Debes saber de antemano las tareas y cuándo debe estar acabado. Por supuesto, puedes añadir tareas a posteriori, pero debes tener una idea bastante clara.

Por ejemplo, no es útil en un proyecto de desarrollo de software en el que ni siquiera sabes exactamente cuál va a ser el producto final, y lo que hagas en una fase depende totalmente de lo que hayas averiguado, llamémosle así, en la fase anterior.

Tampoco tiene sentido utilizarlo en pequeñas actividades. Imagínate que quieres grabar una pequeña masterclass: 3 horas para pensar el contenido, 1 hora para grabar, 2 horas para editar. Fin. No tendría sentido.

Ejemplo de un diagrama de Gantt

Imagínate que vas a preparar un curso muy sencillito. Me invento las duraciones, ¿vale?

Pues tú eres el que va a preparar la estructura de las diferentes lecciones y a escribir los guiones, durante 10 días, pongamos que tienes que investigar para completar el contenido.

Una vez terminas, ya te puedes poner a grabar todas las lecciones, durante 6 días. Obviamente también podrías haberlo hecho de forma simultánea: guión de una lección, grabas una lección. Pero bueno, esto es un ejemplo.

Entonces, te pones a grabar y, al mismo tiempo, puede entrar un redactor que revisará los textos para que sean adecuados a un formato pdf que también quieres entregar a los alumnos.

Cuando el redactor acabe de revisar los textos, que le cuesta dos días, va a preparar unos resúmenes de cada lección para incluirlos en la plataforma donde se subirá el curso. Otros dos días. Al mismo tiempo, una vez están los textos revisados, entra en escena la persona que va a maquetar en pdf esos textos y dejar un documento  bien bonito y profesional. Le cuesta 3 días.

A todo esto, tú sigues grabando los vídeos.

Cuando acabas de grabar, entra el editor de vídeos, que es la misma persona que maqueta los pdfs. Por tanto, la edición de vídeos, que dura 4 días, comenzará después de grabar, pero también después de maquetar.

Por último entra en juego la persona que subirá todos los contenidos a la plataforma, y dejará el curso listo para que entren los alumnos. Para que lo haga todo a la vez y no un poco cada día, entrará cuando los vídeos estén editados. Y, no olvidemos que los resúmenes de los vídeos también deberán estar acabados.

Como tarea que no depende de nada, que no la he puesto en la imagen, por si estás viéndola, podríamos poner la configuración de la plataforma donde subes el curso. Da igual hacerlo al principio, en el medio o justo antes de subir los documentos.

Si estás viendo la imagen, o si recuerdas el número de días, puedes pensar: “A ver Cris, 6 días de grabar vídeos más 4 días de editar es mucho mayor que 2 días de revisión de textos y dos días de resumir. ¿Por qué hay que relacionar lo de subir a la plataforma también con el resumen?»

Pues esto se hace en previsión de que haya que replanificar, porque las planificaciones iniciales son muy bonitas, pero imagínate que, después de hacer la revisión de textos el redactor te dice que estará fuera unos días y que volverá 8 días después.

Tú, al tenerlo relacionado verás que al mover 8 días la barra del resumen, se te retrasa la tarea de subir a la plataforma. Entonces te das cuenta y le puedes decir que sólo le das 6 días.

Si no lo tuvieras relacionado, verías que la fecha de finalización del proyecto se mantenía y, a lo mejor no te dabas cuenta de que el que se ocupa de la plataforma no tenía los resúmenes listos para subir.

Perdona si te he aburrido un poco con esto último, pero es que a mí me encantan los diagramas de Gantt.

Insisto, ya para acabar, hay otras cosas que sí se podrían hacer a la vez, pero esto es un ejemplo.

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Puedes hacer los diagramas de Gantt con herramientas específicas, con software digamos, y con hojas de cálculo.

No hagas el diagrama de Gantt con excel

Desde mi punto de vista, no te aconsejo utilizar una hoja de cálculo o una Excel porque es menos flexible.

Está bien para la planificación inicial pero, a la hora de llevar el seguimiento se complica todo.

Si se alarga la primera tarea, afecta a todas las demás. Para que no tengas que cambiarlo manualmente, las fechas tienen que estar relacionadas. Esto es relativamente sencillo, pero si ya empezamos con que una tarea depende de otras dos, metes una tarea intermedia que no habías considerado, etc. la cosa se complica.

Así que, aunque hay plantillas por ahí muy bonitas, a no ser que sea algo muy sencillo o que seas un friki de Excel, no te lo aconsejo.

Tengo que decir que sí que hay plantillas muy elaboradas para Excel, programadas con visual basic, que tienen el mismo aspecto que los de software. En este caso, podría valer la pena si funcionan de modo colaborativo, si no, tendríamos las desventajas que comento un poco después.

Gestores de tareas online 

Antes te he dicho de pasada el tema de los gestores de tareas que se suelen utilizar. Pues también se pueden usar para diagramas de Gantt, normalmente en su versión de pago.

Me refiero a herramientas tipo Trello, Asana o ClickUp.

Estas herramientas se basan en la metodología Kanban, que es una palabra japonesa, ya que la metodología surgió en Toyota, y significa “tarjetas visuales”.

Las tarjetas son como post-it de colores que se distribuyen en varias columnas en un tablero según la fase de ejecución de la actividad.

Para usarlo en los negocios digitales surgieron estas herramientas en las que, además de organizarlo como te he dicho, puedes ordenarlo como te interese y te permiten añadir archivos o enlaces relacionados con la tarea y te notifica cuando el plazo está cercano al vencimiento o cuando algún miembro mueve la tarjeta a otra columna, como ejemplos.

Tablero de Asana

Por si te interesa, yo tengo tutoriales en mi canal de Youtube de Trello, Asana y Teamgantt.

Esta última, tiene o tenía, opción de tres proyectos gratuitos. 

Aunque, la mejor opción gratuita para mí es utilizar Instagantt integrado con Asana, porque tú puedes trabajar normalmente con Asana, porque, como ya hemos dicho, no usas el diagrama de Gantt en todos los proyectos y puedes usar el diagrama de gantt de forma gratuita hasta en tres proyectos y, como está integrado, se te pasa de una herramienta a otra las tareas y las fechas de entrega, de finalización de las tareas, directamente. Se sincronizan los datos.

De pago, tienes todas las que quieras, no voy a meterme con eso que no acabamos, aunque sí que quiero comentar la que yo usaba cuando yo estaba en la constructora, que era Microsoft Project

De todas las que he probado es la única que te permite hacer una relación entre tareas realmente buena y efectiva. También podías poner algunas tareas con fecha fija, aunque dependieran de otras, entonces si había cambios, saltaban las alarmas. Tareas recurrentes: todos los lunes, reunión de equipo para hablar del proyecto. Bueno, y mil historias. 

Pero también reconozco, que no es lo mismo un proyecto de construcción que el típico proyecto de un pequeño negocio digital.

Software libre

También hay herramientas que puedes descargarte al escritorio, totalmente gratuitas, como Ganttproject y ProjectLibre que son lo más parecido que he encontrado a Microsoft Project.

Para mí tienen dos grandes problemas:

  • El primero es que estamos en negocios digitales y si trabajas con equipo, no puedes compartirlo. Puedes enviar el archivo pero no se puede trabajar de una forma colaborativa. 
  • El segundo es que lo normal, como he comentado, es trabajar con un gestor de tareas entonces lo ideal es que trabajes con una única herramienta o que ambas se sincronicen si haces cambios en una de ellas. 

Por tanto, ni a mí que soy fan de los diagramas de Gantt me convence esta opción.

Conclusión

Espero haberte transmitido un poquito mi pasión por los diagramas de Gantt e inclúyelo cuando planifiques un proyecto relativamente grande e importante para tu  negocio.

Ya verás qué gusto tenerlo todo ahí de un vistazo, qué claridad te da y qué ganas de ponerte en marcha.

Referencias o enlaces mencionados

  • Masterclass Planifica, con la ruta para planificar los próximos meses, empezando por la priorización, la organización diaria y semanas y, finalmente, planificando tus proyectos.
  • Mi canal de Youtube, con varios tutoriales de gestores de tareas.

Herramientas mencionadas:

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Cris Jarque

Cris Jarque

Ingeniera introvertida reinventada en project manager digital. Ayudo a emprendedores digitales introvertidos a definir, planificar e implementar técnicamente las estrategias a seguir en sus negocios, siendo fieles a su carácter introvertido.

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